Audit Interne

Une approche concrète et opérationnelle de l’audit interne

Dans le cadre des missions menées par YB SERVICES, nous procédons à un contrôle minutieux des factures reçues, en les rapprochant des relevés bancaires des années auditées, afin de garantir leur exactitude et leur conformité.

Concrètement, cela signifie que nous :

• vérifions la correspondance entre les paiements figurant sur vos relevés bancaires et les factures associées,
• identifions les mouvements non justifiés, mal imputés ou non documentés,
• repérons les factures manquantes ou les pièces incomplètes,
• mettons en évidence les anomalies à analyser ou à corriger.

Cette intervention ne remplace pas le travail de votre expert-comptable, mais vient le compléter en amont, en structurant vos dossiers, en détectant les incohérences et en facilitant la fiabilisation de vos comptes.

 Nos services incluent :

Contrôle et rapprochement des factures

Le contrôle et le rapprochement des factures constituent le cœur de notre mission d’audit interne.

Nous réalisons :

• un rapprochement systématique entre les factures (clients, fournisseurs, prestataires) et les relevés bancaires des périodes auditées ;
• la vérification des montants, des dates, des références et des modes de règlement ;
• la mise en évidence des écarts (paiement sans facture, facture non réglée, montant incohérent, double paiement potentiel, etc.).

L’objectif est de vous fournir une vision claire et exhaustive de vos flux financiers :

• ce qui a été facturé,
• ce qui a été réglé,
• ce qui reste à justifier ou à corriger.

Ce travail permet de sécuriser votre comptabilité, d’anticiper les régularisations éventuelles et de disposer de dossiers mieux préparés pour votre cabinet comptable, vos commissaires aux comptes (le cas échéant) ou vos partenaires financiers.

Résolution des litiges

Au cours de l’audit, nous pouvons mettre en évidence des situations nécessitant un traitement spécifique :

• factures contestées,
• différences de montants entre devis, facture et règlement,
• pénalités ou frais non clairement justifiés,
• paiements partiels, avoirs non pris en compte, etc.

   

YB SERVICES travaille alors en collaboration avec les services concernés (comptabilité, administratif, achats, direction…) pour :

• analyser la nature du litige,
• reconstituer les échanges et les engagements initiaux,
• proposer des pistes de résolution (demande de documents complémentaires, contact fournisseur, correction comptable, etc.),
• suivre l’avancement des régularisations jusqu’à leur clôture.

L’objectif n’est pas uniquement de constater les erreurs, mais de vous aider à les corriger et à éviter qu’elles ne se reproduisent.

Liste des justificatifs manquants

Un point essentiel de notre mission consiste à établir une liste claire et détaillée des pièces justificatives manquantes ou incomplètes.

Nous vous remettons ainsi :

• un inventaire précis des factures manquantes,
• la liste des justificatifs bancaires, administratifs ou fiscaux à rechercher ou à reconstituer,
• des indications sur le type de document attendu et son importance (critique, importante, complémentaire).

   

Ce travail vous permet :

• de savoir exactement ce qu’il manque dans vos dossiers,
• de prioriser les recherches de documents,
• de mieux préparer les échanges avec vos fournisseurs, vos partenaires ou vos administrations.

Cet inventaire devient un véritable outil de pilotage pour la mise en conformité de vos archives comptables et administratives.

Coordination interservices

L’audit interne ne se fait pas en vase clos. Pour être efficace, il nécessite une communication fluide entre les différents services.

YB SERVICES assure une coordination étroite avec :

• les services comptables,
• les services administratifs,
• la direction,
• et, si besoin, avec votre expert-comptable externe.

Nous nous positionnons comme un intermédiaire structurant, qui :

• centralise les informations,
• clarifie les demandes,
• organise le partage des données,
• évite les malentendus et les doublons,
• fait circuler les bonnes informations au bon moment.

Cette coordination permet de fluidifier les processus internes et de gagner un temps précieux dans la mise en conformité et la clôture des dossiers.

Archivage sécurisé

Une fois les documents contrôlés, rapprochés et complétés, encore faut-il qu’ils soient bien classés et facilement accessibles.

Nous mettons en place :

• une organisation structurée des archives, adaptée à votre fonctionnement (par année, par type de pièce, par fournisseur, par projet, etc.) ;
• un système d’archivage numérique sécurisé, par exemple via un espace Drive partagé, permettant une consultation facile et organisée des documents ;
• des règles de nommage, de classement et d’accès pour que vos équipes puissent retrouver rapidement les informations nécessaires.

L’archivage sécurisé présente plusieurs avantages :

• accessibilité permanente des données en ligne,
• réduction du risque de perte de documents,
• facilité de partage avec vos partenaires (expert-comptable, conseil, etc.),
• meilleure préparation en cas de contrôle ou de demande d’audit externe.

Une approche tournée vers l’efficacité et l’optimisation

Notre approche de l’audit interne ne se limite pas à vérifier ce qui a été fait ; elle vise aussi à améliorer vos processus.

Au fur et à mesure de la mission, nous pouvons :

• identifier les points de fragilité organisationnels (ex : factures qui circulent sans validation formalisée, absence de procédures de rapprochement, manque de suivi des justificatifs),
• proposer des axes de simplification (modèles de tableaux, checklists, circuits de validation),
• vous suggérer des bonnes pratiques pour renforcer vos contrôles internes au quotidien.

L’objectif final est de vous aider à construire un environnement dans lequel :

• vos comptes sont plus fiables,
• vos dossiers sont mieux préparés,
• vos équipes gagnent en autonomie et en clarté,
• vous êtes mieux préparé à un contrôle, une due diligence ou une demande de vos partenaires financiers.

 Services supplémentaires 

Au-delà de la mission d’audit interne de base, YB SERVICES peut vous proposer des services complémentaires, lorsque la situation le nécessite.

 Recherche et apport de documents administratifs manquants

Lorsque des documents sont introuvables en interne, nous pouvons :

• coordonner les démarches auprès de vos partenaires, fournisseurs, prestataires ou administrations pour récupérer les factures, relevés, attestations ou autres pièces manquantes ;
• nous déplacer, si besoin, pour récupérer des documents au guichet, auprès d’un service administratif ou directement chez certains interlocuteurs ;
• assurer un suivi des demandes jusqu’à obtention des justificatifs nécessaires.

L’objectif : vous soulager de cette charge administrative parfois lourde et chronophage, tout en complétant vos dossiers de manière rigoureuse.

Modification et mise à jour des documents administratifs légaux

Nous pouvons également intervenir pour :

• mettre à jour certains documents administratifs (statuts, documents internes, modèles de contrats, etc.) en coordination avec vos interlocuteurs habituels (service juridique, conseil, expert-comptable),
• vous aider à adapter vos documents aux évolutions de la législation fiscale ou administrative,
• veiller à la cohérence entre vos procédures internes, vos déclarations et vos pièces justificatives.

Cette intervention se fait en collaboration avec votre service comptabilité et dans le respect des spécificités de votre entreprise, afin que vos documents soient :

• à jour,
• cohérents,
• et alignés avec vos pratiques et vos obligations.

   

Important : notre positionnement

Il est essentiel de préciser que :

YB SERVICES ne se substitue pas à un cabinet de comptabilité ou à un expert-comptable.

Nous n’avons pas vocation à établir vos comptes annuels, vos liasses fiscales ou à exercer une mission réglementée d’expertise comptable.

Notre rôle est plutôt de :

• organiser, structurer et fiabiliser vos informations comptables et administratives,
• préparer le terrain pour votre expert-comptable, vos commissaires aux comptes ou tout autre auditeur externe,
• vous accompagner dans la restitution, la mise en forme et la valorisation de vos informations stratégiques.

Nous intervenons donc comme un intermédiaire professionnel, spécialisé dans l’organisation des flux documentaires et la mise en conformité opérationnelle.

Pour qui est fait notre service d’audit interne ?

Notre offre s’adresse notamment :

• aux TPE et PME qui ont accumulé plusieurs années de documents sans réelle structuration et souhaitent “mettre de l’ordre” ;
• aux associations, ONG ou fondations qui doivent justifier leur gestion auprès de bailleurs, partenaires ou autorités ;
• aux entreprises en croissance qui veulent professionnaliser leur organisation comptable avant une étape clé (financement, levée de fonds, rachat, changement d’outil, etc.) ;
• aux structures qui se préparent à un contrôle fiscal ou social et souhaitent vérifier en amont la qualité de leurs dossiers ;
• aux dirigeants qui ressentent un manque de visibilité sur la réalité de leurs flux financiers.

   

Les bénéfices concrets pour votre entreprise

En faisant appel à YB SERVICES pour votre audit interne, vous :

• gagnez en clarté sur vos flux comptables et financiers,
• disposez de dossiers mieux préparés pour votre expert-comptable ou vos partenaires,
• réduisez le risque d’erreurs, d’oubli ou de pièces manquantes,
• améliorez la traçabilité et l’archivage de vos documents,
• facilitez la prise de décision avec des données plus fiables,
• renforcez la confiance de vos partenaires (banques, investisseurs, bailleurs).

En un mot : vous transformez une situation parfois floue ou “historique” en un système maîtrisé, documenté et sécurisé.

Optimisez vos opérations avec notre service d’audit interne

Si vous avez le sentiment que :

• vos dossiers comptables sont difficiles à relire,
• certaines années sont “incomplètes” ou mal documentées,
• vos factures, relevés bancaires et justificatifs ne sont pas toujours alignés,
• ou que vous souhaitez simplement fiabiliser vos informations avant une étape importante…

… alors notre service d’audit interne peut vous apporter une vraie valeur ajoutée.

 Optimisez vos opérations et assurez la conformité de votre entreprise avec notre service d’audit professionnel.
Contactez YB SERVICES dès aujourd’hui pour échanger sur votre situation, définir le périmètre de la mission et commencer à remettre de l’ordre, sereinement et efficacement, dans vos dossiers.